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<dc:type>Dataset</dc:type>
<dc:title>Effects of Recent Communication Technology in the Office on  Organization Structure and Work Responsibilities (Service Companies)</dc:title>
<dc:creator>Picot, Arnold, Institut f&#252;r Unternehmensplanung, Universit&#228;t Hannover </dc:creator>
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<dc:date>13.04.2010</dc:date>
<dc:language>de</dc:language>
<dc:language>en</dc:language>
<dc:description><![CDATA[Communication flow in a large German concern. Means of communication
used and characterization of office jobs of respondents. Acceptance of
recent communication technology by operators and users. 

Topics: The complete project is divided into a series of different
questionnaires each covering different areas of office communication. 

1. Basic conditions of communication: department; function of
respondent; number of persons in work room; occupation learned; office
next door; characterization of type and extent of telephone
conversations; notes; disturbances of telephone conversation;
characterization of deskwork carried out; type of typewriter used; use
of dictating machine; information on type and extent of photocopies
made; carbon copies; susceptibility of copier to repairs; type and
extent of teletype messages as well as faxes received and sent; type
and extent of company mail or regular mail; delivery times and type of
reports received; characterization of noise development at work;
subjectively perceived stress from noises arising from the means of
communication. 

2. Technology in the office: judgement on the ´new technology´ in the
office (scale) and the ability of the secretary to deal with it;
attitude to the research project. 

3. Description of job situation: characterization in general as well
as relative to the situation of one´s own work demands and
characterization of a desirable job by means of the same scale. 

4. Various forms of exchange of information: characterization of
various forms of exchange of information (personal conversation,
telephone, fax, telegram and regular mail) by means of corresponding
equivalent ´semantic differential´. 

5. Choice of means of communications: most important criteria for
choice of a means of communications. 

6. Communication relations: characterization of internal, external as
well as intra-department communication relations according to type and
frequency; characterization of all information exchange; primary
communication partner. 

7. Communication with teletex: type and frequency of communications
with individual function areas of the business; local accomodation of
these function areas; personal contact with contacts; perceived
possibilities of improvement for intra-company communication; primary
communication partners and purpose of making contact; decision-making
in the selection of communication channel (scale); replaceability of
letters, telephone conversations and personal contacts by other
communication channels; perceived effects from organizational changes
undertaken. 

8. Description of tasks: description of tasks at work according to
their variety, their dependence on preparatory work, cooperation with
further colleagues, frequency of occurrence of work peaks, absence from
the workplace, substitute arrangement, contacts within the company and
outside the company, structural characteristics of area of
responsibility and office activity; provision of examples of individual
tasks. 

9. Writing duties: assessment of correction effort for typewritten
documents; use of teletype and fax; obstacles to use of teletype
experimental equipment; use of word processors or memory typewriters;
certainty in operating teletype equipment; demands of a secretary;
satisfaction with office organization; requirements for reasonable use
of a teletype system; personal use of DP. 

10. Telephone conversations during a business trip: characterization
of reason for and content of telephone conversations that had to be
conducted with one´s company during a business trip; result of
conversation. 

11. Letter mail: detailed description of correspondent, content of
letter and external form of a letter received. 

12. Arriving telephone call: characterization of a telephone call
according to telephone partner, reason for call, importance, duration
and content of conversation; teletype capability of partner. 

13. Out-going mail: characterization of correspondent, of information
in the letter as well as the form and content of the letter. 

14. Out-going telephone call: characterization of telephone call
according to telephone partner, importance, duration, reason and
content of conversation. 

15. Conversation: characterization of a conversation that took place
according to major cause, conversation duration, conversation partner
as well as reason for choice of this means of communication. 

16. Exchange of data sheet information: recording of all information
exchanges relative to tasks according to originator of contact,
communication path, place of occupation of communication partner and
urgency. 

17. Job description: description of proportion of job for writing
letters, out-going mail, handling in-coming mail, telex, fax and
telephone. 

18. Office technology: attitude to increase in technology in the
office work world (scale). 

19. Job demands: (this questionnaire was directed to secretaries)
characterization of stress situation in the office; over-burdened;
urgency of writing tasks; employment interruptions; desire for more
independence; attitude to increase in technology in the office work
world; perceived double burden as a woman. 

20. Only for secretaries participating in the field experiment with
word processors: adequate training time; support from superiors during
introduction; reasons to use the word processor as well as the
typewriter; general characterization of word processor (semantic
differential); advantages and disadvantages of word processor;
judgement on schooling on equipment. 

21. Time budget: detailed recording of time budget of secretaries and
characterization of written work according to production, shipment and
type (secretary questionnaire). 

22. Job demands: characterization of one´s own mood by means of a
semantic differential. 

23. Effects of changes on secretaries: type of changes from use of the
new equipment; characterization of work on the test equipment;
description of office organizations; production of written work and
consequences of test equipment; exchange of reports with foreign
countries; judgement on telex, telefax and telephone; running a filing
system; characterization of job situation (scale); critical situations
and differences of opinion in connection with installation of test
equipment; characterization of schooling and training; substitute
arrangement; demands of secretaries, with command of newer office
technologies; training. 

24. Acceptance: characterization of office job and improvements or
deterioration resulting from participation in the experiment (scale);
classification of secretary activity according to popularity and
character of one´s own job; personal demands on quality of written work
and those of superior; general judgement on test equipment and work
with this device; decision criteria for use of alternative
communication channels. 

25. General characterization of an electric typewriter, word
processing, the sending and receiving possibilities with letter by
mail, fax, telex and telephone. 

Demography: school education; occupational training; exercising (in
years) the current occupation (classified); exercising (in months) the
current job (classified).]]></dc:description>
<dc:description><![CDATA[Der Kommunikationsfluß in einem deutschen Großunternehmen. Benutzte
Kommunikationsmittel und Charakterisierung der Büroarbeitsplätze der
Befragten. Akzeptanz neuer Kommunikationstechnik durch Bediener und
Nutzer.

Themen: Das Gesamtprojekt teilt sich in eine Reihe unterschiedlicher
Fragebögen auf, die jeweils unterschiedliche Bereiche der
Bürokommunikation erfassen.

1.Rahmenbedingungen der Kommunikation: Abteilungszugehörigkeit;
Funktion des Befragten; Anzahl der Personen im Arbeitsraum; erlernter
Beruf; Sekretariat nebenan; Charakterisierung von Art und Umfang der
Telefongespräche; Notizen; Störungen des Telefonverkehrs;
Charakterisierung der ausgeführten Schreibarbeiten; Art der benutzten
Schreibmaschine; Diktiergerätbenutzung; Angaben über Art und Umfang der
hergestellten Fotokopien; Durchschläge; Reparaturanfälligkeit des
Kopiergeräts; Art und Umfang der empfangenen und versandten
Telex-Schreiben sowie Fernkopien; Art und Umfang von Haus- bzw.
Briefpost; Laufzeiten und Art der erhaltenen Nachrichten;
Charakterisierung der Geräuschentwicklung am Arbeitsplatz; subjektiv
empfundene Belastung durch Geräusche, die durch die Kommunikationsmittel
entstehen.

2.Technik im Büro: Beurteilung der "neuen Technik" im Büro (Skala) und
der Fähigkeiten der Sekretärin, damit umzugehen; Einstellung zum
Forschungsprojekt.

3.Arbeitssituationsbeschreibung: Allgemeine sowie auf die Situation des
eigenen Arbeitsplatzes bezogene Charakterisierung der
Arbeitsanforderungen und Charakterisierung des wünschbaren
Arbeitsplatzes anhand der gleichen Skala.

4.erschiedene Arten des Informationsaustausches: Charakterisierung der
verschiedenen Informationsaustauscharten (persönliches Gespräch,
Telefonieren, Fernkopieren, Fernschreiben und Briefpost) anhand des
jeweils gleichen "semantischen Differentials".

5.Wahl von Kommunikationsmitteln: Wichtigste Kriterien für die Wahl
eines Kommunikationsmittels.

6.Kommunikationsbeziehungen: Charakterisierung der internen, der
externen sowie der innerabteilungsgebundenen Kommunikationsbeziehungen
nach Art und Häufigkeit; Charakterisierung der Gesamtheit des
Informationsaustausches; hauptsächliche Kommunikationspartner.

7.Kommunikation mit Teletex: Art und Häufigkeit der Kommunikationen mit
den einzelnen Funktionsbereichen des Unternehmens; örtliche
Unterbringung dieser Funktionsbereiche; persönlicher Kontakt zu den
Ansprechpartnern; perzipierte Verbesserungsmöglichkeiten für die
innerbetriebliche Kommunikation; Hauptkommunikationspartner und Zweck
der Kontaktaufnahmen; Entscheidungsfindung bei der Wahl des
Kommunikationskanals (Skala); Ersetzbarkeit von Brief, Telefongesprächen
und persönlichen Kontakten durch andere Kommunikationskanäle;
perzipierte Auswirkungen durch die vorgenommenen organisatorischen
Änderungen.

8.Aufgabenbeschreibung: Beschreibung der Aufgaben am Arbeitsplatz nach
ihrer Vielfältigkeit, ihrer Abhängigkeit von Vorarbeiten, der
Zusammenarbeit mit weiteren Mitarbeitern, der Auftretenshäufigkeit von
Arbeitsspitzen, der Abwesenheit vom Arbeitsplatz, der
Vertretungsregelung, der firmeninternen und firmenexternen Kontakte, den
strukturellen Merkmalen des Aufgabengebietes und der Bürotätigkeit;
Darstellung beispielhafter Einzelaufgaben.

9.Schreibaufträge: Einschätzung des Korrekturaufwands bei
maschinenschriftlichen Schriftstücken; Fernschreiber- und
Fernkopiennutzung; Hinderungsgründe bei der Nutzung des
Teletex-Versuchsgerätes; Verwendung von Textautomaten oder
Speicherschreibmaschinen; Bedienungssicherheit beim Teletexgerät;
Anforderungen an eine Sekretärin; Zufriedenheit mit der
Sekretariatsorganisation; Anforderungsprofil für die sinnvolle Nutzung
eines Teletexsystems; eigene EDV-Anwendung.

10.Telefongespräche während einer Dienstreise: Charakterisierung von
Grund und Inhalt von Telefongesprächen, die während einer Dienstreise
mit dem eigenen Unternehmen geführt werden mußten; Erfolg des Gesprächs.

11.Briefpost: Detaillierte Beschreibung von Briefpartner, Briefinhalt
und äußerer Form eines erhaltenen Briefes.

12.Ankommender Telefonanruf: Charakterisierung eines Telefonanrufs nach
Telefonpartner, Anrufgrund, Wichtigkeit, Dauer und Inhalt des Gesprächs;
Teletexfähigkeit des Partners.

13.Postversand: Charakterisierung des Briefpartners, der Angaben im
Brief sowie der formalen und inhaltlichen Ausstattung des Briefes.

14.Abgehender Telefonanruf: Charakterisierung des Telefonanrufs nach
Telefonpartner, Wichtigkeit, Dauer, Grund und Inhalt des Gesprächs.

15.Gespräch: Charakterisierung eines stattgefundenen Gesprächs nach
Hauptanlaß, Gesprächsdauer, Gesprächspartner sowie Grund für die Wahl
dieses Kommunikationsmittels.

16.Zählbogen-Informationsaustausch: Erfassung aller aufgabenbezogenen
Informationsaustausche nach Kontakthersteller, Kommunikationsweg,
Beschäftigungsort des Kommunikationspartners und Dringlichkeit.

17.Arbeitsplatzbeschreibung: Beschreibung der Arbeitsanteile zum
Schreiben von Briefen, für den Postausgang, zur Bearbeitung des
Posteingangs, für Fernschreiben, für Fernkopien und Telefonieren.

18.Bürotechnik: Einstellung zur Technisierung der Büroarbeitswelt
(Skala).

19. Arbeitsbeanspruchung: (Dieser Fragebogen wurde an die Sekretärinnen
gerichtet) Charakterisierung der Arbeitsbelastung der Streßsituationen
im Büro; Überlastung; Eiligkeit von Schreibaufträgen;
Arbeitsunterbrechungen; Wunsch nach mehr Selbständigkeit; Einstellung
zur Technisierung der Büroarbeitswelt; empfundene Doppelbelastung als
Frau.

20.Nur an Sekretärinnen, die am Feldversuch mit Textautomaten
teilnahmen: Genügend Einarbeitungszeit; Unterstützung durch Vorgesetzten
bei der Einführung; Nutzungsgründe für den Textautomaten sowie für die
Schreibmaschine; allgemeine Charakterisierung des Textautomaten
(semantisches Differential); Vor- und Nachteile von Textautomaten;
Beurteilung der Schulung am Gerät.

21.Zeitbudget: Detaillierte Erfassung des Zeitbudgets von Sekretärinnen
und Charakterisierung des Schriftguts nach Erstellung, Versendung und
Art (Sekretärinnenfragebogen).

22.Arbeitsbeanspruchung: Charakterisierung der eigenen Stimmungslage
anhand eines semantischen Differentials.

23.Auswirkungen der Veränderungen an Sekretärinnen: Art der Änderungen
durch den Einsatz des neuen Gerätes; Charakterisierung der Arbeit am
Versuchsgerät; Beschreibung der Sekretariatsorganisationen;
Schriftguterstellung und Folgen des Versuchsgeräts; Nachrichtenverkehr
mit dem Ausland; Beurteilung von Telex, Telefax und Telefon; Führen
einer Ablage; Charakterisierung der Arbeitssituation (Skala); kritische
Situationen und Meinungsverschiedenheiten im Zusammenhang mit der
Aufstellung des Versuchsgeräts; Charakterisierung der Schulung und
Einarbeitung; Vertretungsregelung; Anforderungsprofil an Sekretärinnen,
die die neueren Bürotechniken beherrschen; Ausbildung.

24.Akzeptanz: Charakterisierung des Büroarbeitsplatzes und der durch
die Teilnahme am Versuch entstandenen Verbesserungen bzw.
Verschlechterungen (Skala); Einstufung von Sekreträrinnentätigkeit nach
ihrer Beliebtheit und der Prägung des eigenen Arbeitsplatzes; eigene und
Ansprüche der Vorgesetzten an die Qualität der Schreibarbeiten;
allgemeine Beurteilung des Versuchsgeräts und der Arbeit an diesem
Gerät; Entscheidungskriterien für die Benutzung alternativer
Kommunikationskanäle.

25.Allgemeine Charakterisierung einer elektrischen Schreibmaschine, der
Textbearbeitung, der Versendungs- und Empfangsmöglichkeiten beim
"Fernbrief" der "gelben Post" des Fernkopierers, des Telex und des
Telefons.

Demographie: Schulbildung; Berufsausbildung; Ausübung (in Jahren) des
derzeitigen Berufes (klassifiziert); Ausübung (in Monaten) des
derzeitigen Arbeitsplatzes (klassifiziert).]]></dc:description>
<dc:subject>Working conditions</dc:subject>
<dc:subject>Arbeitsbedingungen</dc:subject>
<dc:subject>Employment</dc:subject>
<dc:subject>Besch&#228;ftigung und Erwerbst&#228;tigkeit</dc:subject>
<dc:subject>Business/industrial management and organisation</dc:subject>
<dc:subject>Management und Organisation von Betrieben</dc:subject>
<dc:subject>Information technology</dc:subject>
<dc:subject>Informations- und Kommunikationstechnologie</dc:subject>
<dc:contributor>GESIS Data Archive for the Social Sciences</dc:contributor>
<dc:publisher>GESIS Data Archive</dc:publisher>
</oai_dc:dc>
</metadata>
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</OAI-PMH>
